Asistente Ejecutiva
Postulaciones: 2/12/2024 - 06/12/2024
Profesiones sugeridas: Administrador/a de Empresas, Comunicación Social, Comunicador/(a) Audiovisual, Diseñador/a, Hotelería, Ingeniería Comercial, Ingeniería en Administración, Ingeniería en Marketing, Periodista, Psicólogo/a, Publicista, Relacionador/a Público, Trabajador/a Social, Turismo, Técnico en Administración, Técnico en Administración de Empresas, Técnico en Marketing, Técnico en Trabajo Social
Áreas de conocimiento: Capacitación, Administración y finanzas, Comercial, Comunicaciones, Diseño de proyectos, Educación, Ejecución de proyectos, Gestion de personas, Gestión social, Gestión Interna, Marketing, Planificación, Trabajo social
Experiencia: 2 a 5 Años
Lugar
Santiago (Chile)
Jornada
Flexible
Modalidad
Semi-presencial
Propósitos
Propósito del cargo
Buscamos una Asistente Ejecutiva dinámica, rápida, organizada y profesional para apoyar la gestión de Lorena Gallardo CEO de Fundadoras en la gestión de sus actividades personales y profesionales. Este rol requiere un alto nivel de proactividad, confidencialidad y disponibilidad para viajes y asistencia a reuniones presenciales en Chile.
Descripción
Gestión administrativa:
Organización y seguimiento de la agenda personal y profesional.
Coordinación de reuniones, eventos y conferencias (presenciales y virtuales).
Realización de pagos, cobros y facturación.
Preparación y envío de documentación administrativa.
Gestión de contratos.
Realización de trámites digitales y presenciales.
Logística y acompañamiento:
Organización y coordinación de viajes, estadías y traslados dentro y fuera de Chile.
Transportar al CEO a reuniones y eventos.
Realizar trámites con su automóvil.
Logística y coordinación de actividades familiares y actividades de vida personal en general.
Acompañamiento presencial integral en reuniones, conferencias y eventos. (asistencia en llevar cosas, acomodar vestuario, gestión de presentaciones, etc)
Gestión de insumos y materiales necesarios para actividades presenciales.
Realización de trámites.
Grabación de videos y toma de fotografías.
Comunicación:
Manejo de toda la correspondencia profesional (emails, comunicaciones internas y externas).
Manejo de requerimientos de entrevistas, charlas y otros.
Relación directa con clientes, proveedores y colaboradores externos.
Apoyo estratégico:
Proponer mejoras en procesos administrativos y logísticos.
Monitorear objetivos y tareas pendientes, asegurando la ejecución dentro de los plazos.
Investigación y preparación de contenido relevante para eventos y reuniones.
Perfil buscado
Formación: Técnica o Universitaria. Carreras relacionadas con: Comunicaciones, organización de eventos, periodismo, relaciones públicas, Administración de Empresas, Gestión de Proyectos, Psicología Organizacional, Marketing y Publicidad, Producción Audiovisual, Diseño Gráfico o Multimedia, Idiomas o Traducción, Turismo y Hotelería, Trabajo Social o Educación, Ingeniería Comercial.
Experiencia:
Mínimo 2 años en roles similares apoyando la gestión de proyectos de impacto o la gestión de directivos, speakers o emprendedores.
Experiencia organizando agendas, eventos y viajes corporativos.
Experiencia comprobable en relacionamiento público y gestión de conversaciones.
Idiomas:
Inglés intermedio - avanzado (deseable).
Competencias técnicas:
Dominio de herramientas digitales: Google Workspace, Zoom, Trello, Slack, Canva, WhatsApp Business, excel, Craft, Mindmeister.
Saber manejar de manera segura.
Dominio de herramientas de IA: Chat GPT, Notebook LM entre otras. O capacidad para aprender rápidamente.
Conocimiento en logística de viajes y eventos.
Habilidades intermedias y avanzadas de redacción profesional (emails, presentaciones, notas de prensa).
Dominio de Redes sociales: Instagram y Linkedin.
Manejo de tecnología vinculada a eventos: Presentaciones, música, sonido.
Audiovisual: Debe tener sentido estético para fotografías y grabación de videos. (deseable)
Habilidades interpersonales:
Rapidez en la solución de problemas.
Práctica en su vida cotidiana.
Vocación de servicio al máximo.
Capacidad de adaptación y manejo de imprevistos.
Habilidades de comunicación clara y profesional.
Orientación al cliente y empatía en relaciones interpersonales.
Disposición para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
Posición de responsabilidad ante la vida y el trabajo. CERO EXCUSAS.
Características que suman puntos
Velocidad: Rapidez en todos los procesos y gestiones.
Practicidad: Solución eficiente y rápida de problemas.
Flexibilidad: Disponibilidad para viajes frecuentes y adaptación a horarios según necesidades.
Proactividad: Anticipación de necesidades en todo momento.
Compromiso: Interés en colaborar a largo plazo en un entorno dinámico.
Empatía y profesionalismo: Capacidad para interactuar con stakeholders diversos manteniendo un trato cercano y respetuoso.
Confidencialidad: Manejo discreto de información sensible o estratégica.
